Getting organized as a phd student – Part 1

Some time ago, I once again found myself in a state of panic. Luckily, unlike what happened to me when I was not yet optimally organized, this time I was able to get out of it and get back on track. But without the new measures I had taken, it would never have been as easy or as quick as it was.

I have to say that I don’t make life very easy for myself. Take last year for example. I had to manage my PhD (which should already be a full-time job!), as well as two research masters, combine jobs to put food on my plates, and also of course to take care of my personal life (family, friends, volunteer work, fulfilling projects that are usually always put off, etc.) and all this in full covid. To my great surprise, I turned out pretty well.

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Of course, the ideal situation for any researcher looks more or less like a quiet and spacious office, with all the books you might need at hand, a durable work surface, on which you can rest your reading cards and come back to them later, leave a few interesting journals open on the right page, and an assortment of pens that always write well and without making a mess.
But the reality is often quite different.
So here are a few keys that, in my humble opinion, have worked for me and should perhaps help you get organized, especially if, like me, you’re crazy enough to do so many things at once.

In the physical world

No office? Slip your laptop into a lidded box when you’re not using it, with planner, bic pen, a few draft sheets, book in progress. All you’ll have to do is move the box wherever you can. I’ve already experimented with the dining table, the bed, or the sofa with some success (for Zoom sessions where you have to show your heads, try the most stable place possible, at worst, the computer on a chair and you sit on the floor against a neutral wall, no one will pay attention).

No library nearby? I’m not going to lie to you, it’s going to be difficult. But you have two options. Either you decide to work only from sources that you can find online, but this assumes that your internet connection is concrete and that your subject can be used without a dead end. Or, what I advise, go to the library anyway, even if it means 3 hours of transportation there and 3 hours of transportation back, but make the most of this outing. Choose the library in question carefully if several are possible, check the catalog before you go to see what is part of your bibliography imperatively or what may be worth a look, consult a maximum of books on the spot and borrow as much as you can, if possible consult a map beforehand so you can get to the library without wasting time. Above all, if you can only go once a month (or even worse), don’t go without knowing what you need and prepare yourself as much as possible.

Impossible to find what you’re looking for among books bought and stored at home? Sort your bookcase! Separate the books that you clearly use for your thesis from those that are for your personal entertainment, separate your books from those of other people you live with, if applicable. And if this means that you no longer have a bookcase to store your books in, that’s fine. I’ve been known to store books in dresser drawers, carefully sorted and arranged so that you can see the edge of them. If your clothes can fit somewhere else, do so, it’s very pleasant: top drawer antique philosophy, third drawer art aesthetic, bottom drawer reference works, etc. If not, don’t hesitate to experiment with crazy places for your books. Just remember that the kitchen or the bathroom are obviously not good ideas. But apart from that, you can do just about anything you want, the idea is to be able to see all the slices of the books easily at a glance, don’t bother trying to make it presentable for an impromptu visitor.

Too many papers? This problem is rather rare nowadays, but tenacious in some people. Remember my lidded box? At the bottom, in a place that rarely moves, there is a set of pockets that I use to store the papers related to my thesis. A pocket for the lectures, a pocket for the reading cards, a pocket for the flying papers of the style “a bright idea came through me and I wrote it on a bar napkin with lipstick”. At the very back, I also put away a special pocket with transparent sleeves, in which all the important things are stored. In my doctoral school we call it a portfolio. In it I have all the certificates of the training I have completed, conference programs, my school certificates, that sort of thing. Don’t keep paper documents for your thesis if they have nothing to do with this classification (in the humanities anyway), you can always get the rest in digital format and you’ll save space (unless of course your subject imposes you by nature to do things differently).

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In the virtual world

Not enough storage? Lost all my documents? Nowadays, it’s impossible to do without proper storage equipment. You need to buy at least two USB flash drives, of identical size, on which you save your entire “Thesis” file every time you make a change without exception. The ideal is to have three, but two can do the trick, if you store them in radically different places (still not in the kitchen or the bathroom…). If you can, protect their access with a password, data theft between researchers is not a legend, protect your work, you took a long time to do it. All disciplines that require something other than text or pdf files, don’t forget to provide storage space accordingly, photographs, videos, or audio files take up space (not to mention those who develop graphic simulations that rocks, but I doubt those need me to double check their storage).

Problem organizing digital documents? Create a system. Your brain needs to stay available for research (or the countless other tasks you’ve set for yourself), so help it. Even when you’re very messy and scattered by nature, it’s possible to make compromises. Create a large “Thesis” file and within it several sub-files: your reading cards, your digital books, your writing progress, your proposals for conferences or study days, etc. Each element must be distinct. And remember to give easy and short titles, you don’t want to bother to find or put away a document. Finally, for the ultimate slackers (of which I am one) for whom it’s impossible to sort all the documents as soon as they arrive in your life, plan a file “to sort” and set one day per week when you can take a few minutes to put everything back in its right place.

Other important tips :

Take care of your lifestyle. It’s out of the question to sit still for 6 hours at a time without getting up to stretch your legs, to miss a meal because you don’t have time, or not to do any sports during the week (except for medical reasons of course). Organize your time in blocks and forget the to-do list for all that is hygiene of life, you will not do it in the duration otherwise.

Take care of your social and emotional life. With the covid, it’s not easy, I agree. But try to reserve one evening per week (or 3 hours if you really can’t do better) to enjoy your family, friends or your other half without thinking about anything else (if the sanitary conditions require it, it’s not as good, but in webcam it counts too). Sometimes you’re afraid to lose time by doing this, but in the end, it’s those 3 hours that will recharge you and give you the shape for the rest of the week.

Compartmentalize! If, like me, you are curious by nature and multiply commitments, make sure they don’t interact with each other. No document that is not related to your thesis should end up in a pocket where you only have this, and your thesis documents should never end up in your health book or with your calendar for the volunteer marauds! Your life has many facets and that’s fine, they can sometimes get mixed up intellectually, that’s what makes it so rich, but don’t let them pile up without a head or tail, you’ll quickly get lost.

I hope that one or two things that may have helped me can help you in your turn. In the next section, we will discuss the organization in more detail, addressing a major problem: time. Lots of great achievements to you and hang on!

Thank you and see you soon!

S’organiser en tant que doctorant – Partie 1

Il y a quelques temps, je me suis une fois de plus retrouvée dans une certaine panique. Heureusement, contrairement à ce qui m’était arrivée lorsque je n’étais pas encore organisée de façon optimale, cette fois j’ai pu m’en sortir et retrouver mon cap. Mais sans les nouvelles mesures que j’avais prises, jamais cela n’aurait été aussi facile ni aussi rapide.

Il faut dire que je ne me rend pas la vie très facile. Prenez l’année dernière par exemple. Je devais gérer mon doctorat (ce qui devrait déjà être un job à plein temps!), ainsi que deux master de recherche, cumuler les emplois pour mettre de la nourriture dans mes assiettes, et aussi bien sûr assurer sur ma vie personnelle (la famille, les amis, le bénévolat associatif, les projets épanouissants que l’on remets généralement toujours à plus tard, etc.) et le tout en plein covid. Et figurez vous que je m’en suis, à ma grande surprise, très bien sortie.

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Évidemment, la situation idéale de tout chercheur ressemble peu ou prou à un bureau calme et spacieux, avec à portée de main tous les livres dont on peut avoir besoin, une surface de travail durable, sur laquelle on peut reposer nos fiches de lecture et y revenir plus tard, laisser quelques revues intéressantes ouvertes à la bonne page, et un assortiment de stylos qui écrivent toujours bien et sans faire de tâches.
Mais la réalité est souvent bien différente.
Je vous livre donc ici quelques clefs qui, à mon humble avis, ont fonctionné pour moi et devraient peut-être vous aider à vous organiser, surtout si comme moi, vous êtes assez givré pour faire autant de choses à la fois.

Dans le monde physique

Pas de bureau ? Glissez votre ordinateur portable dans une caisse à couvercle quand vous ne vous en servez pas, avec agenda, stylo bic, quelques feuilles de brouillon, livre en cours. Vous n’aurez plus qu’à déplacer la caisse en question partout où cela vous sera possible. J’ai déjà expérimenté la table à manger, le lit, ou encore le canapé avec un certain succès. (Pour les sessions Zoom où vous devez montrer vos têtes, essayez tout de même l’endroit le plus stable possible, au pire, l’ordinateur posé sur une chaise et vous assis par terre contre un mur assez neutre, personne n’y fera attention).

Pas de bibliothèque à proximité ? Je ne vais pas vous mentir, cela va être difficile. Mais vous avez deux options possibles. Soit vous décidez de ne travailler qu’à partir de sources que vous pouvez trouver en ligne, mais cela suppose que votre connexion internet est en béton et que votre sujet puisse s’y prêter sans faire d’impasse. Soit, ce que je conseille, aller quand même à la bibliothèque, même si cela veut dire 3h de transports aller et 3h de transport retour, mais rentabilisez cette sortie. Choisissez la bibliothèque en question avec soin si plusieurs sont possibles, vérifiez le catalogue en amont avant de vous déplacer pour voir ce qui fait partie de votre bibliographie impérativement ou ce qui peut mériter le coup d’œil, consulter un maximum de livres sur place et emprunter le maximum de ce que vous pouvez, si possible consultez un plan avant pour pouvoir tout de suite vous diriger sans perdre de temps. Surtout, si vous pouvez n’y aller qu’une fois par mois (ou pire encore), n’y allez pas sans savoir ce dont vous avez besoin et préparez-vous au maximum.

Impossible de retrouver ce qu’on cherche parmi des livres pourtant achetés et entreposés à la maison ? Triez votre bibliothèque ! Séparez les livres qui vous servent clairement pour votre thèse de ceux qui sont pour votre divertissement personnel, séparez vos livres de ceux des autres personnes avec lesquelles vous vivez le cas échéant. Et si cela signifie que vous n’avez plus de meuble bibliothèque où ranger vos ouvrages, à la limite, cela ne fait rien. Il m’est arrivé de ranger des livres dans des tiroirs de commode, triés soigneusement et disposés pour qu’on puisse en voir la tranche. Si vos vêtements peuvent tenir ailleurs, faites-le c’est très agréable : tiroir du haut philosophie antique, troisième tiroir esthétique de l’art, tiroir du bas œuvres de références, etc. Sinon, n’hésitez pas à expérimenter des endroits farfelus pour vos livres. Retenez simplement que la cuisine ou la salle de bain ne sont évidemment pas de bonnes idées. Mais à part ça, vous pouvez faire à peu près tout ce que vous voulez, l’idée c’est de pouvoir voir toutes les tranches des livres facilement d’un seul coup d’œil, ne vous embêtez pas à essayer de rendre la chose présentable pour un visiteur impromptu.

Trop de papiers ? Ce problème est plutôt rare de nos jours, mais tenace chez certains. Vous vous souvenez de ma caisse ? Au fond, dans un endroit qui ne bouge quasiment pas, se trouve un jeu de pochettes qui me servent à stocker les papiers relatifs à ma thèse. Une pochette pour les cours, une pochette pour les fiches de lecture, une pochette pour les papiers volants du style « une idée lumineuse m’a traversée et je l’ai écrite sur une serviette de bar avec du rouge à lèvres ». Tout au fond, j’ai aussi rangé un porte-revue, dans lequel se trouve tout ce qu’il y a d’important. Dans mon école doctorale, on appelle ça un portfolio. Dedans, j’ai toutes les attestations de formations que j’ai menées à terme, les programmes de colloques, mes certificats de scolarité, ce genre de choses. Ne gardez pas de documents en papier pour votre thèse s’ils n’ont aucun rapport avec ce classement (en sciences humaines en tout cas), vous pourrez toujours vous procurer le reste en format numérique et vous gagnerez de la place (sauf bien sûr si votre sujet vous impose par nature de faire différemment).

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Dans le monde virtuel

Pas assez de stockage ? J’ai perdu tous mes documents ? De nos jours, impossible de faire l’impasse sur un matériel de stockage correct. Vous devez acheter au moins deux clefs USB, de taille identique, sur lesquelles vous sauvegardez tout votre fichier « Thèse » à chaque modification sans exception. L’idéal est d’en avoir trois, mais deux peuvent faire l’affaire, si vous les rangez à des endroits radicalement différents (toujours pas dans la cuisine ni la salle de bain…). Si vous pouvez, protégez leur accès par un mot de passe, le vol de données entre chercheurs n’est pas une légende, protégez votre travail, vous avez pris du temps pour le faire. Toutes les disciplines qui requièrent d’avoir autre chose que des fichiers texte ou des pdf, n’oubliez pas de prévoir un espace de stockage en conséquence, les photographies, les vidéos, ou encore les fichiers audio prennent de la place (sans parler de ceux qui mettent au point des simulations graphiques du tonnerre, mais je doute que ceux là aient besoin que je leur rappelle de double check leur stockage).

Problème d’organisation des documents numériques ? Créer un système. Votre cerveau a besoin de rester disponible pour la recherche (ou pour les innombrables autres tâches que vous vous êtes fixées), alors aidez-le. Même en étant très brouillon et d’un naturel dispersé, il est possible de faire des compromis. Créer un grand fichier « Thèse » et à l’intérieur plusieurs sous fichiers : vos fiches de lectures, vos livres numériques, votre avancée de rédaction, vos propositions pour des colloques ou des journées d’études, etc. Chaque élément doit être distinct. Et pensez à donner des titres faciles et courts, vous n’avez pas envie de vous prendre la tête pour retrouver ou ranger un document. Enfin, pour les ultimes flemmards (dont je fais partie rassurez-vous) pour qui il est impossible de trier tous les documents dès leur arrivée dans votre vie, prévoyez un fichier « à trier » et fixez un jour par semaine où vous pouvez prendre quelques minutes pour tout remettre à sa juste place.

Autres conseils importants :

Préoccupez-vous de votre hygiène de vie. Il est hors de question de rester assis sans bouger pendant 6h d’affilé sans vous lever pour vous dégourdir les jambes, de rater un repas sous prétexte que vous n’avez pas le temps ou encore de ne pas faire de sport de la semaine (sauf pour raisons médicales bien entendu). Organisez votre temps en blocs et oubliez les to-do list pour tout ce qui est hygiène de vie, vous ne le ferez pas dans la durée sinon.

Préoccupez-vous de votre vie sociale et affective. Avec le covid, ce n’est pas évident, j’en conviens. Mais tâchez de réserver une soirée par semaine (ou 3h si vraiment vous ne pouvez pas faire mieux) pour profiter de votre famille, vos amis ou votre moitié sans penser à autre chose (si les conditions sanitaires l’exigent, c’est moins bien, mais en webcam ça compte aussi). On a parfois peur de perdre du temps en faisant ça, mais au final, ce sont ces 3h là qui vont vous ressourcer et vous donner la forme pour tout le reste de la semaine.

Compartimentez ! Si comme moi vous êtes curieux par nature et multipliez les engagements, veillez à ce qu’ils n’interagissent pas les uns avec les autres. Aucun document qui n’est pas relatif à votre thèse ne doit se retrouver dans une pochette où vous n’avez que ça, et vos documents de thèse ne doivent en aucun cas se retrouver dans votre carnet de santé ou bien avec votre calendrier pour les maraudes du bénévolat ! Votre vie a plusieurs facettes et c’est très bien, elles peuvent parfois se mélanger sur le plan intellectuel, c’est ce qui en fait toute la richesse, mais ne les laissez pas s’entasser sans queue ni tête, vous serez vite perdu.

J’espère qu’un ou deux éléments qui ont pu m’aider pourront vous aider à votre tour. Dans une prochaine partie, nous discuterons avec plus de précisions de l’organisation en s’attaquant à un problème de taille : le temps. Plein de belles réussites à vous et accrochez vous !

Merci et à bientôt !