Getting organized as a PhD student – part 2

As a doctoral student, whether on contract or not, time is one of the most precious resources we have. And let’s be frank, as a human being, that’s true too. If I’m perfectly honest, time is the thing I dread the most. How do you fit everything into a limited amount of time? How to accomplish everything, read everything, write everything, when time does not slow down? In fact, the doctoral student must necessarily worry about time, after all, in principle, he has only three years.

Without any pretension, here are a few little tips that have helped me a lot, hoping that they will be useful to you too. And since your time is precious, I’ll make it quick and to the point.

© Lukas Blazek

To start, of course, the inevitable to-do list. It obviously helps to clear your mind of all the tasks, but only if it’s perfectly exhaustive. It can take many forms: a simple list or a moving list in “to do”, “in progress”, or “done”. In my opinion, and this is very personal, it benefits from being as simple and sober as possible. On the other hand, I refuse to make daily lists. It always seems more relevant to me to have two big lists: one with everything that needs to be done for the month (personal, professional and school included), that allows me to keep an eye on the tasks that come up every month; and a bigger one, more durable, that carries everything that is not especially urgent, but that deserves to be taken care of, or the longer projects.

By the way, speaking of what is urgent and what is not. There is another well-known technique, which is to divide the things you have to do into 4 categories. “Important and urgent”, “urgent but not important”, “important but not urgent” and finally “not important and not urgent”. This method is called the Eisenhower matrix (it would have been developed by Dwight David Eisenhower). But as far as I’m concerned, since I’ve incorporated it into my two to-do lists by nature, this work is only done in my head and doesn’t need to be written down.

When it comes to getting to work and actually eliminating tasks, there are several methods. The one that I think is the most useful is the Pomodoro method but with some adjustments. This method basically consists of activating a timer of 25 minutes during which you concentrate fully on the task. Then you take a 5 minute break, and after 4 sessions of 25 minutes, you can take a longer break of 15 minutes. It appears that 25 minutes is about the time it takes me to concentrate on a task. This makes it very difficult for me to take advantage of my 5 minute break, knowing that I am still, let’s say, “in the mood to work”. So I adapted this method to my needs as follows: I work for an undetermined amount of time, but I always set a stopwatch at about 1h30 or 1h45 just in case. Then, option A: I work without fatigue or weariness for that hour and a half and end up taking a break at the end when the timer rings and I’ve accomplished a lot, or option B: around 45 minutes for example, I feel some weariness, I’m not inspired, etc. and so I take my break at that point. To do this, I need my breaks to be optimal. A break of less than 15 minutes does not have enough impact to make me feel rested. To optimize my break, I give myself real relaxation time: I make myself a cup of tea and drink it quietly on the balcony, I play with my cat, I read a chapter of a book or I watch an episode of a series. Experience has taught me that in order to be productive again, I need a real break before I get back to it. In the end, I get back to being more peaceful.

© Monica Sauro

Author Brian Tracy, in his book “Eat that frog! “recommends doing the most difficult task of the day first thing in the morning. In their book “Make Time”, John Knapp and Jake Zeratsky recommend, among other things, to choose one thing to do each day that is the priority of the day and focus on it. If at the end of the day, that one thing is accomplished, even if it’s only one thing, then the day is considered successful. As a PhD student this could be: writing a thesis page, answering a call for papers, etc. Combine these two techniques and your days will be much more relaxing, yet more productive. Even if you only accomplish one task a day, at the end of the year you have 365 tasks accomplished that you care about, and that’s what counts.

When it comes to time management, there are a multitude of ways to organize your schedule as such. For example, each day, I don’t make a list of things to do, I make a “clock”, on it, I know that I have 12 hours of work. I then divide up what I want to do in those hours. Others just dash on a post-it note and that’s fine too. What you mustn’t forget is to keep time for the things that don’t seem important, but that will help you progress much faster: leisure. Don’t be afraid to set aside some leisure time each day, with something you really enjoy doing and that has no real purpose other than to give you a good time. Read a novel, try a new recipe, play games.

Finally, what you need to do is to find your own method, even if it means cobbling together your own from ideas here and there. But above all, enjoy your time!

Thank you for reading this article, I hope it has helped you, see you soon!

S’organiser en tant que doctorant – partie 2

En tant que doctorant, que l’on soit contractuel ou non, le temps est une des ressources les plus précieuses dont nous disposons. Et soyons francs, en tant qu’être humain, c’est vrai aussi. Si je suis parfaitement honnête, le temps est bien la chose que je redoute le plus. Comment tout caser en un temps forcément limité ? Comment tout accomplir, tout lire, tout écrire, lorsque le temps ne ralentis pas ? De fait, le doctorant doit forcément se soucier du temps, après tout, en principe, il n’a que trois ans.

Sans prétention, voici les quelques petites astuces qui m’ont rendu bien des services, en espérant qu’ils vous soient utiles également. Et comme votre temps est précieux, je vais faire vite et aller à l’essentiel.

© Lukas Blazek

Pour commencer, évidemment, l’incontournable liste de choses à faire. Elle aide évidemment à vider son esprit de toutes les tâches, mais seulement si elle est parfaitement exhaustive. Elle peut prendre plusieurs formes : une liste toute simple ou encore mouvante en « à faire », « en cours », ou « fait ». Selon moi, et c’est tout personnel, elle gagne à être le plus simple et sobre possible. En revanche, je me refuse à faire des listes quotidiennes. Il me paraît toujours plus pertinent d’avoir deux grandes listes : une avec tout ce qu’il y a à faire pour le mois (personnel, professionnel et scolaire inclus), cela permet de ne pas perdre de vue les tâches qui reviennent tous les mois ; et une plus grande, plus durable, qui porte tout ce qui n’est pas spécialement urgent, mais qui mérite qu’on s’y attarde, ou les projets plus longs.

D’ailleurs, en parlant de ce qui est urgent et de ce qui ne l’est pas. Il existe une autre technique bien connue, qui consiste à diviser en 4 catégories les choses que l’on a à faire. « Important et urgent », « urgent, mais pas important », « important mais pas urgent » et enfin « pas important et pas urgent ». On appelle cette méthode la matrice de Eisenhower (elle aurait été élaborée par Dwight David Eisenhower). Mais en ce qui me concerne, comme je l’ai intégrée à mes deux listes de choses à faire par nature, ce travail ne se fait que de tête et n’a pas besoin d’être écrit.

Pour ce qui est de se mettre au travail et de réellement éliminer des tâches, il existe plusieurs méthodes. Celle qui est selon moi la plus utile est la méthode Pomodoro mais avec quelques ajustements. Cette méthode consiste basiquement à activer un chronomètre de 25 minutes durant lesquelles on se concentre pleinement à la tâche. Ensuite on s’accorde une pause de 5 minutes, puis on peut faire au bout de 4 sessions de 25 minutes, une pause plus longue de 15 minutes. Il apparaît que 25 minutes, c’est peu ou prou le temps que je mets à me concentrer sur une tâche. Cela me rend donc très difficile de profiter de mes 5 minutes de pause, sachant que je suis encore disons « d’humeur à travailler ». J’ai donc adapté cette méthode à mes besoins de la façon suivante : je travaille pendant un laps de temps non déterminé à l’avance, mais je bloque quoi qu’il arrive un chronomètre à environ 1h30 ou 1h45 au cas où. Ensuite, option A : je travaille sans fatigue ni lassitude pendant cette heure et demi et je fini par prendre une pause à la fin lorsque le chronomètre sonne et que j’ai donc accompli beaucoup de choses, ou option B : vers 45 minutes par exemple, je ressens une certaine lassitude, je ne suis pas inspirée, etc. et donc je prend ma pause à ce moment là. Pour cela, il faut que mes pauses soient optimales. Une pause de moins de 15 minutes n’a pas un impact suffisant pour que je me sente reposée. Pour optimiser ma pause, je m’accorde un temps de détente réel : je vais me faire un thé que je vais boire tranquillement sur le balcon, je joue avec mon chat, je lis un chapitre de livre ou je regarde un épisode de série. L’expérience m’a appris que pour être de nouveau productive, il me faut un véritable décrochage avant de m’y remettre. A la fin, je reprend plus apaisée.

© Monica Sauro

L’auteur Brian Tracy, dans son livre « Eat that frog ! » recommande de faire la tâche la plus difficile de la journée le matin en tout premier. Dans leur livre « Make Time », John Knapp et Jake Zeratsky recommandent entre autres choses, de choisir chaque jour une chose à faire qui est la priorité du jour et de se concentrer dessus. Si à la fin de la journée, cette chose est accomplie, même si ce n’est qu’une seule chose, alors la journée est considérée comme réussie. En tant que doctorant cela peut être : écrire une page de thèse, répondre à un appel à communication, etc. Combinez ces deux techniques et vos journées seront bien plus relaxantes, tout en étant plus productives. Même si vous n’accomplissez qu’une tâche par jour, à la fin de l’année, vous avez 365 tâches accomplies qui vous tiennent à cœur, et c’est cela qui compte.

Concernant la gestion du temps, il existe une multitude de façons d’organiser son emploi du temps en tant que tel. Par exemple, chaque jour, je ne me fait pas une liste de choses à faire, je me fais une « horloge », dessus, je sais que je dispose de 12h de travail. Je répartis ensuite ce que je veux faire dans ces heures. D’autres se contentent de tirets sur un post-it et c’est très bien aussi également. Ce que l’on ne doit pas oublier, c’est de garder du temps pour les choses qui n’ont pas l’air importantes, mais qui vont aider à progresser bien plus vite : les loisirs. N’ayez pas peur de vous imposer un temps de loisir par jour, avec quelque chose que vous aimez réellement faire et qui n’a pas de réel but autre que de vous faire passer un bon moment. Lire un roman, tester une nouvelle recette de cuisine, jouer.

Finalement, ce qu’il faut, c’est avant tout trouver votre propre méthode, quitte à bricoler la vôtre à partir d’idées ici et là. Mais surtout, profitez bien de votre temps !

Merci d’avoir lu cet article, j’espère qu’il aura pu vous aider, à bientôt !